Saisie d’une réclamation
Rechercher un usager
Une réclamation peut être associée à :
Un contact, et par lui à une adresse
Un ménage, et par lui à son adresse
Une adresse directement
Aller dans le menu Réclamation, puis sur Créer une réclamation. La page affiche alors un filtre de recherche.
Les résultats apparaissent au fur et à mesure que vous écrivez les informations, dans le filtre de recherche.
Entrez les informations dans les différents champs correspondants :
Nom de l’habitat : filtre sur le nom d’une résidence, et l’activité sociale (professionnel, Administratif et autre).
Numéro, Rue, Ville : filtre sur l’adresse de l’habitat
Il s’agit de filtres restrictifs : plus vous renseignez de filtres, plus la sélection sera filtrée.
Attention pour les noms d’habitats, de contact/ménage, ou de rue, le filtre prend en compte les " " (espace) et les tirets "-" (et même les apostrophes). Il faut donc que le nom soit écrit de la même manière.
ASTUCE
Le filtre n’a pas besoin que le nom entier soit écrit, vous pouvez uniquement écrire la partie la plus restrictive :
Rue Saint-Martin => écrivez : Martin
Résidence Claire-Lemoine => écrivez : Lemoine
M. d’Artagnan => écrivez : Artagnan
Vous verrez apparaître les informations sur les 10 premiers habitats respectant les informations spécifiées.
Si l’habitat n’apparaît pas, il faut renseigner plus d’informations, ou vérifier que les informations entrées soient correctes.
S’il n’apparaît toujours pas, c’est que cet habitat n’existe pas, vous pouvez le créer en cliquant sur l’une des icônes de la bande à droite de l’écran, sous «créer un nouvel habitat», avec l’icône en fonction de la typologie d’habitat.
Résultats d'une recherche
Le filtre présente les résultats des recherches sous la forme d’un bloc pour chaque adresse, avec écrit dessous les contacts et habitats.
Zone d’information de l’habitat, il y a l’icône du type d’habitat, le nom et l’adresse de l’habitat. Dans le cas de l’individuel, les informations affichées sont l’icône du type d’habitat individuel, le nom de l’habitant, son prénom, son numéro de téléphone et son adresse. Si vous cliquez sur le nom de la résidence, vous accéderez à la fiche habitat.
Zone des contacts, tous les contacts de l’habitat sont affichés ici. Pour chacun d’eux sont renseignés le type de contact, la civilité, le nom, le prénom, le numéro de téléphone et l’adresse. Lorsqu’aucune lettre n’est renseignée sur le filtre «nom du contact», le premier à apparaître est le contact principal. Dans le cas contraire, seuls les contacts correspondant au nom demandé sont affichés (en premier le principal s’il répond au nom demandé).
Zone des ménages, tous les ménages de l’habitat sont affichés ici. Pour chacun d’eux sont renseignés la civilité, le nom, le prénom, le bâtiment, l’étage/porte et le numéro de téléphone. Si le filtre nom du contact/ménage a été renseigné, alors seuls les ménages correspondants seront affichés.
Icône créer une nouvelle réclamation, vous créez alors une réclamation associée au contact/ménage en face de l’icône choisie. Si vous choisissez la première icône, alors la réclamation est associée à l’habitat, mais a aucun contact/ménage
Seulement les premiers contacts et ménages sont affichés, mais vous pouvez étendre la liste en cliquant sur le texte «cliquez ici pour afficher tous les contacts» (ou ménages).
Lorsque vous avez trouvé l’habitat, le contact ou le ménage qui vous appelle, vous pouvez cliquer sur l’icône en face de leur nom.
A ce moment vous avez le choix entre tous les questionnaires que vous pouvez utiliser : cliquez sur celui qui vous intéresse, vous serez redirigé sur la page permettant de répondre au questionnaire.
Commencer la réclamation
Description des questionnaires : Une description de ce pour quoi ce questionnaire doit être utilisé
Demandeur : Un rappel sur la personne ayant effectué la réclamation
Questions précédentes : L’ensemble des questions auxquelles vous avez répondu. Il est possible de revenir à une ancienne question en cliquant sur le petit crayon apparaissant à droite de la question :
La zone ou la question est posé et ou on peut y répondre.
Un nombre variable de questions vont venir les unes après les autres selon les réponses données.
Selon les questions, différentes réponses peuvent être attendues, il peut par exemple s’agir de sélectionner une réponse parmi d’autres déjà proposées ou de remplir un champ texte.
Répondez aux questions jusqu’à ce que vous arriviez sur la dernière page du questionnaire.
Finalisation de la réclamation
Lorsque vous arriver sur la dernière page du questionnaire, vous sera proposé d’effectuer une demande pour la résolution de la réclamation.
l’adresse de la demande,
les personnes à affecter à la demande,
le niveau d’urgence,
la possibilité d’ajouter une photo
l’ajout d’une description (varie en fonction des questions/réponses de la réclamation)
Vous pouvez finir en cliquant sur le bouton valider, la réclamation sera enregistrée et vous serez redirigé sur la page de la liste des réclamations.
Détail de la réclamation
Le détail d'une réclamation est constitué des informations suivantes :
Le N° de la demande ainsi que le sujet
L'état actuel de la réclamation
Les informations de la réclamation :
Le niveau de priorité
La date de création
La personne / système l’ayant créé (techniquement)
La date de dernière modification
Le demandeur de la réclamation + l’habitat concerné par la réclamation
L’adresse de l’habitat
Le rappel de lӎchange initiale
La suite des échange en interne
Procédure depuis une fiche habitat
Lorsqu’une nouvelle personne non enregistrée dans la base de données appelle pour une réclamation, il faut suivre la procédure suivante :
1/ allez sur la page de création d’un nouvel habitat, et renseignez les champs nécessaires – cf Mode d’emploi Nouvel habitat
2/ au moment de valider, cliquez sur le bouton en bas à droite Valider et aller sur la fiche habitat
3/ une fois sur la fiche, cliquez sur le bouton , situé en haut, ou utilisez la barre d’action rapide
4/ Apparaît alors le bandeau de sélection pour créer une réclamation