Module Demandes

A quoi sert le module de gestion des demandes ?

Le module de gestion des demandes permet de signaler un besoin d’intervention suite à une remontée terrain, une réclamation par téléphone ou par l’intermédiaire d’une application mobile ou d’un site web. C’est l’application indispensable pour un suivi efficace entre une collectivité, ses services et ses opérateurs.
Il permet de suivre toute la boucle d’intervention, du signalement de l’anomalie à sa résolution et au reporting associé.

Les demandes peuvent aussi bien provenir :

• des agents terrains qui souhaite déclarer un dépôt sauvegarde ou demander un enlèvement de conteneur en déchèterie,

• des usagers souhaitant obtenir un nouveau bacs ou obtenir une carte d’accès en déchèterie.

Création d’une demande / réclamation

Depuis une fiche habitat

Pour créer une demande directement depuis la fiche habitat, dirigez-vous le bloc intitulé “Suivis des demandes”

1. Cliquez sur le bouton “ + Nouvelle demande” pour ajouter une nouvelle demande sur la fiche habitat

2. Retrouvez la liste des demandes associé à cet habitat avec les informations nécessaire et notamment l'état

3. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la page de détail de la demande

Après avoir cliqué sur “ + Nouvelle demande” une fenêtre s’ouvre avec la sélection du formulaire

Cliquez sur le bouton Accéder, vous arriverez sur le processus de Demande avec les question / réponses

1. Les informations du demandeur

2. Le déroulé des questions / réponses

3. La question et les différentes réponses possibles

A l’issue des différentes questions/réponses, vous arriverez sur l'étape de finalisation de la demande

1. Vérifier ou modifier l’adresse de la demande (si différente de la fiche habitat)

2. Le statut de la demande

3. Les personnes à qui affecter le demande (cela peut être un groupe - voir le chapitre “Gestion des groupes”)

4. Définir si la demande peut être visible en dehors de votre organisation (opérateur par exemple)

5. Importer un fichier si nécessaire

6. Laissez une message ou une observation

7. Cliquer sur le bouton pour terminer la création de la demande

Lorsque vous aurez valider la création de votre demande, vous serez automatiquement redirigé vers la page de liste des toutes les demandes de TRACKOE

Depuis la liste des demandes

Traiter une demande

Page de recherche d’une demande

Depuis le menu, cliquez sur Suivi demande > Toutes les demandes. Vous arriverez ensuite sur la page qui liste la totalité des demandes présentes sur TRACKOE.

1. Vous pouvez filtrer la liste selon plusieurs criètres

2. Vous pouvez également exporter les résultats sous excel

3. Vous retrouvez la liste et le nombre de demandes ainsi que les informations principales pour identifier facilement les sujets de la demande

4. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le détail de la demande

Page de la demande

1. Le sujet de la demande

2. L'état actuel de la demande

3. Les différentes informations d’identification et d’avancement

4. La zone d'échange

5. Les boutons d’actions pour accepter ou refuser

1. Vous pouvez laisser un message (facultatif)

2. Cliquez sur Plus d’option de réponse pour avoir plus de configuration

3. La possibilité d’importer une pièce jointe (un document signé par exemple)

4. Cliquez sur envoyer

Gestion des groupes de personnes

Liste des groupes

Pour gérer les groupes de personnes à qui vous souhaitez affecter des demandes, rendez-vous dans le menu Suivi demande > Paramètres > Liste groupes affectables

Ces groupes de personnes seront utilisées ensuite pour affecter des demandes.

Vous arriverez ensuite sur la page d’administration des groupes.

1. Ce bouton vous permet de Créer un groupe

2. Retrouvez vos différents groupes existants ainsi que les personnes associées à ces derniers

3. Ce bouton vous permet de Modifier le groupe

Créer / modifier un groupe

Après avoir cliqué sur le bouton Créer un groupe ou Modifier le groupe, la page de configuration s’ouvre

1. Donner un nom au groupe. Exemple “Facturation” pour rassembler toutes les personnes liées aux sujets de la facturation

2. Sélectionnez votre collectivité

3. Pour afecter des utilisateur, sélectionnez dans un premier temps votre collectivité

4. Choisissez l’utilisateur

5. Donnez lui éventuellement un nom spécifique (facultatif)

6. Puis cliquez sur le bouton Ajouter

7. Votre utilisateur est alors ajouté à la liste. Répétez l'étape 4 et 5 pour ne ajouter plusieurs.

8. Valider en cliquant sur Créer le groupe